Este acuerdo es un anexo de los términos de servicio y hace las veces del contrato de transmisión de datos personales previsto en el artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015. Lo acepta el Cliente, como responsable, al aceptar los términos, y lo cumple Cetus, como encargado.
1. Objeto
Cetus trata, por cuenta del Cliente, los datos personales que este incluye en sus documentos electrónicos y en sus catálogos de clientes, principalmente los de sus adquirientes: nombre, identificación, dirección, teléfono, correo electrónico y detalle de las operaciones.
2. Instrucciones y finalidad
Cetus trata esos datos solo para generar, firmar, transmitir a la DIAN, entregar por correo, conservar y poner a disposición del Cliente sus documentos, siguiendo las instrucciones que el Cliente da a través de la API y la consola. No los usa para fines propios, no los vende y no los comparte con terceros, salvo con la DIAN, con los destinatarios que indique el Cliente, con los subencargados de la sección 5 o por orden de autoridad competente.
3. Obligaciones del Cliente
- Contar con la autorización de los titulares cuando la ley la exige, o con la causal legal que permita el tratamiento sin ella, e informarles sobre el tratamiento.
- Entregar a Cetus solo los datos necesarios y mantenerlos veraces y actualizados.
- Atender las consultas y reclamos de los titulares como responsable.
4. Obligaciones de Cetus
- Guardar confidencialidad sobre los datos y exigirla a las personas que tengan acceso a ellos, incluso después de terminado el servicio.
- Aplicar las medidas de seguridad descritas en la política de tratamiento de datos y limitar el acceso de su equipo a lo necesario para operar y dar soporte.
- Apoyar al Cliente, dentro de lo razonable, para responder las solicitudes de los titulares, y remitirle sin demora las que reciba directamente.
- Informar al Cliente, sin demora injustificada y a más tardar dentro de las 72 horas siguientes a conocerlo, cualquier incidente de seguridad que afecte sus datos, con la información disponible para que el Cliente pueda reportarlo a la Superintendencia de Industria y Comercio y a los titulares.
- Entregar al Cliente, cuando lo solicite, la información necesaria para demostrar el cumplimiento de este acuerdo.
5. Subencargados
El Cliente autoriza a Cetus a apoyarse en los proveedores listados en la política de tratamiento de datos, con obligaciones de protección equivalentes a las de este acuerdo. Cetus avisará con al menos 30 días de anticipación la incorporación o el cambio de un subencargado; si el Cliente se opone por motivos razonables, puede terminar el servicio antes de que el cambio aplique.
6. Transmisión internacional
Los datos se alojan en Estados Unidos, país con nivel adecuado de protección según la Superintendencia de Industria y Comercio. El Cliente autoriza esa transmisión.
7. Terminación
Al terminar el servicio, el Cliente tiene 30 días para descargar sus documentos. Después, Cetus suprime los datos, salvo los documentos electrónicos y sus respuestas de la DIAN, que conserva hasta cumplir cinco años desde su expedición en almacenamiento que no permite borrarlos antes, y los suprime al vencer ese plazo.
8. Contacto
Las comunicaciones sobre este acuerdo se dirigen a [email protected] y, del lado del Cliente, al contacto técnico y fiscal registrado en la consola.