Términos de servicio

1. Quiénes somos y aceptación

Cetus es un servicio prestado por Carlos Andrés Pavajeau Max, identificado con C.C. 1007870923, con domicilio en Valledupar, Cesar (en adelante, «Cetus»). Estos términos regulan el uso de la consola, la API y los demás servicios de Cetus por parte de la persona natural o jurídica que crea una cuenta (en adelante, «el Cliente») y de los usuarios que actúan en su nombre.

Al marcar la casilla de aceptación al crear una cuenta, o al aceptar una nueva versión desde la consola, el usuario declara que leyó estos términos, que los acepta y que tiene facultades para obligar al Cliente. Esa aceptación electrónica tiene plena validez conforme a la Ley 527 de 1999. Cetus guarda la fecha, la versión aceptada, la dirección IP y el navegador de cada aceptación.

2. Definiciones

Organización: el espacio de trabajo del Cliente en la consola, con sus miembros y roles.
Emisor: cada contribuyente, identificado con su NIT, en cuyo nombre el Cliente expide documentos electrónicos.
Documentos electrónicos: facturas electrónicas de venta, notas crédito, notas débito y los demás documentos que Cetus llegue a soportar.
Ambientes: «Simulación» (SANDBOX), en el que la DIAN no interviene; «Pruebas» (TEST), que usa el ambiente de habilitación de la DIAN; y «Producción» (LIVE), en el que los documentos tienen validez fiscal.
Llave de API: credencial que permite a los sistemas del Cliente usar la API de Cetus en un ambiente.

3. El servicio

Cetus es un software que se usa a través de internet para generar, firmar digitalmente, transmitir a la DIAN, consultar, conservar y entregar por correo electrónico los documentos electrónicos de los emisores del Cliente, a partir de los datos que el Cliente envía por la API o registra en la consola. Cetus también notifica eventos por webhooks y correo, y ofrece catálogos de clientes y productos.

Cetus puede mejorar, cambiar o retirar funciones. Si un cambio afecta de forma sustancial el uso de la API, Cetus lo avisará con anticipación razonable al contacto técnico de la cuenta.

4. Responsabilidades ante la DIAN

El Cliente, o el emisor en cuyo nombre actúa, es el obligado a facturar ante la DIAN y el único responsable de sus obligaciones tributarias. Cetus provee la herramienta tecnológica; no es parte de las operaciones del Cliente, no actúa como su representante ante la DIAN y no tiene la calidad de proveedor tecnológico autorizado por la DIAN. En particular, corresponde al Cliente:

Registrarse como facturador electrónico, habilitarse ante la DIAN y registrar a su nombre el software, su identificador, su PIN y la clave técnica que usa con Cetus.
Obtener y mantener vigentes la autorización de numeración, sus rangos y resoluciones, y un certificado de firma digital a nombre del emisor, expedido por una entidad de certificación acreditada.
La veracidad, integridad y legalidad de los datos de cada documento: adquirientes, productos, valores, impuestos, retenciones, formas de pago y demás contenido.
Expedir y transmitir los documentos dentro de los plazos que fija la normativa, atender los rechazos de la DIAN, emitir las notas que correspondan y aplicar los procedimientos de contingencia cuando la DIAN o Cetus no estén disponibles.
Entregar los documentos a sus adquirientes y conservarlos durante el término que exige la ley. La copia que guarda Cetus (sección 13) no reemplaza esta obligación.

Cetus responde por que el software genere y transmita los documentos según el anexo técnico vigente de la DIAN a partir de los datos recibidos, y corregirá con diligencia los errores atribuibles al software.

5. Simulación y pruebas

Los documentos de los ambientes de simulación y de pruebas no tienen validez fiscal. En simulación, las respuestas de la DIAN son imitadas por Cetus, los documentos se eliminan a los 10 días y los correos se envían al contacto técnico de la cuenta, nunca al adquiriente. Cetus puede limitar el volumen de uso de estos ambientes para evitar abusos.

6. Cuenta, acceso y seguridad

El Cliente debe registrar información veraz y mantener actualizados sus contactos técnicos, fiscales y de facturación, a los que Cetus envía los avisos del servicio.
El Cliente es responsable de quiénes son miembros de su organización y de los roles que les asigna, y responde por lo que hagan con sus credenciales y llaves de API. Debe guardarlas de forma segura, revocar las comprometidas y avisar a Cetus de cualquier uso no autorizado.
Para dar soporte, el equipo de Cetus puede ver la consola como un usuario del Cliente. Esa sesión dura un tiempo limitado, queda registrada en la actividad de la cuenta y no permite emitir documentos de producción, cargar certificados ni crear o revocar llaves de API.

7. Planes, precios y pago

Cada cuenta tiene un plan con un precio mensual, un número de documentos incluidos, un número de emisores de producción y un valor por cada documento adicional. Los planes vigentes se publican en la consola y en el sitio de Cetus. Los precios no incluyen los impuestos que apliquen.
Se cuenta como documento cada factura, nota crédito o nota débito de producción aceptada por la DIAN, en el mes calendario de Colombia en que fue validada. Los documentos de simulación y pruebas no se cobran.
Superar los documentos incluidos no bloquea la emisión: el excedente se cobra con la siguiente factura. Cetus avisa al contacto de facturación al llegar al 80 % y al 100 % del plan.
Cetus factura el plan por mes y el excedente por mes vencido, con el plazo de pago indicado en cada factura. Si un pago se atrasa más de 15 días después de un aviso, Cetus puede suspender la cuenta hasta que se ponga al día.
Cetus avisará cualquier cambio de precio con al menos 30 días de anticipación. Si el Cliente no está de acuerdo, puede terminar el servicio antes de que el cambio aplique.

8. Uso aceptable

El Cliente se obliga a no usar Cetus para:

Expedir documentos por operaciones inexistentes, simuladas o a nombre de terceros sin su autorización, o cualquier otra conducta contraria a la ley tributaria o penal.
Cargar certificados, credenciales o datos de emisores sin la autorización de su titular.
Intentar acceder a datos de otras cuentas, eludir los límites de uso, probar la seguridad del servicio sin autorización escrita de Cetus o cargar código malicioso.
Revender o sublicenciar el servicio sin un acuerdo escrito con Cetus.

9. Suspensión y terminación

Cetus puede suspender una cuenta por incumplimiento de estos términos, por falta de pago, por orden de autoridad competente o para evitar un daño grave al servicio o a terceros. Siempre que sea posible avisará antes y explicará el motivo. Durante la suspensión la consola queda en solo lectura, las llaves de API dejan de funcionar y los documentos que ya tenían número asignado se terminan de procesar.

El Cliente puede terminar el servicio en cualquier momento escribiendo a [email protected]; los valores causados hasta esa fecha siguen siendo exigibles. Cetus puede terminarlo con un aviso de 30 días, o de inmediato ante un incumplimiento grave.

10. Disponibilidad y soporte

Cetus hace esfuerzos razonables para que el servicio esté disponible de forma continua, pero no garantiza un nivel de disponibilidad salvo que se pacte por escrito. Cetus no responde por las fallas o demoras de los servicios de la DIAN, de los proveedores de internet o de los sistemas del Cliente. Cuando la DIAN no responde, Cetus conserva los documentos en cola y los reintenta de forma automática. El soporte se presta por correo electrónico en días hábiles.

11. Propiedad intelectual y datos del Cliente

El software, la marca y la documentación de Cetus son de su titular; estos términos solo otorgan al Cliente una licencia de uso limitada, no exclusiva e intransferible mientras el servicio esté vigente. Los datos y documentos del Cliente son del Cliente: Cetus solo los usa para prestar el servicio, cumplir la ley y, de forma agregada y sin identificar al Cliente ni a sus adquirientes, para medir y mejorar el servicio.

12. Datos personales

Cetus trata los datos personales de los usuarios y contactos del Cliente como responsable, conforme a su política de tratamiento de datos personales. Los datos personales que el Cliente incluye en sus documentos, como los de sus adquirientes, los trata como encargado por cuenta del Cliente, según el acuerdo de encargo de datos, que forma parte de estos términos. El Cliente garantiza que cuenta con la autorización de los titulares cuando la ley la exige.

13. Conservación y exportación

Cetus conserva los documentos de producción, su XML firmado y las respuestas de la DIAN durante cinco años desde su expedición, en almacenamiento que impide modificarlos o borrarlos antes de ese plazo. Al terminar el servicio, el Cliente tiene 30 días para descargar sus documentos; vencido ese plazo, Cetus puede cerrar la cuenta y conservará los documentos solo hasta que se cumpla el plazo de cinco años.

14. Limitación de responsabilidad

Cetus no responde por las sanciones, intereses, rechazos o perjuicios que se deriven de los datos suministrados por el Cliente, del incumplimiento de las obligaciones descritas en la sección 4, de las fallas de la DIAN o de terceros, ni por el lucro cesante o los daños indirectos. En todo caso, la responsabilidad total de Cetus por cualquier reclamación relacionada con el servicio se limita al valor pagado por el Cliente en los doce meses anteriores al hecho que la origina.

Estas limitaciones no aplican a los daños causados con dolo o culpa grave, ni en los casos en que la ley no permite limitar la responsabilidad.

15. Cambios a estos términos

Cetus puede actualizar estos términos. Los cambios sustanciales se avisarán por correo electrónico y en la consola, que pedirá aceptar la nueva versión antes de seguir usándola. Si el Cliente no está de acuerdo, puede terminar el servicio; seguir usando la API después de la fecha de vigencia indicada en el aviso implica su aceptación.

16. Ley aplicable y controversias

Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Las partes intentarán resolver cualquier diferencia de forma directa durante 30 días; si no lo logran, la someterán a los jueces de Valledupar, Cesar, sin perjuicio de los derechos que la ley reconoce a los consumidores.

17. Contacto

Para cualquier asunto relacionado con estos términos, escribe a [email protected].